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8. Digitalización de documentos. Secretaría Virtual

8.1. Digitalizar y estructurar la documentación interna del centro

Crear espacios/carpetas o documentos compartidos para agilizar los procesos de toma de decisiones o de elaboración de actas/protocolos/medidas, etc., usando las plataformas educativas: Moodle, Google Workspace (g.educaand.es) o Microsoft 365 (m.educaand.es).

Tarea 1

Intervención/Implementación

Sesión informativa sobre el uso de la plataforma elegida: Moodle, Google Workspace (g.educaand.es) o Microsoft 365 (m.educaand.es).

Evaluación

  • Realización de una sesión informativa.

Tarea 2

Intervención/Implementación

Elaboración de documentos digitales consensuados y alojados en el espacio virtual, de acceso al personal de aula o profesionales de atención educativa y asistencial adheridos (plantillas, protocolos, registros de información…), respetando siempre la normativa relacionada con la protección de datos.

    Evaluación

    • Se han elaborado  los documentos digitales.

    Tarea 3

    Intervención/Implementación

    Uso, en la plataforma educativa, de carpetas y/o unidades compartidas y alojamiento de plantillas de los documentos más usados en el centro (protocolos, actas…), respetando siempre la normativa relacionada con la protección de datos.

      Evaluación

      • Los documentos, protocolos y plantillas del centro se encuentran alojados en la plataforma seleccionada y se han otorgado los permisos pertinentes.

      8.2. Digitalizar y publicar los documentos del centro

      Digitalizar los documentos relevantes u obligatorios del centro y hacerlos accesibles a la comunidad educativa.

      Tarea 1

      Intervención/Implementación

      Digitalización de los documentos relevantes u obligatorios del centro (Proyecto Educativo y Asistencial, Proyecto de Gestión, Plan de Mejora, PRL, etc.).

      Evaluación

      • Los documentos obligatorios o relevantes para el centro (Proyecto Educativo y Asistencial, Proyecto de Gestión, Plan de Mejora, PRL, etc.) están digitalizados.

      Tarea 2

      Intervención/Implementación

      Publicación en la web/blog (Blogsaverroes) los documentos obligatorios del centro (Proyecto Educativo y Asistencial, Proyecto de Gestión, Plan de Mejora, PRL, etc.).

        Evaluación

        • Los documentos obligatorios o relevantes para el centro (Proyecto Educativo y Asistencial, Proyecto de Gestión, Plan de Mejora, PRL, etc.) son accesibles para la comunidad educativa a través de Internet.

        8.3. Usar la secretaría virtual del centro

        Implementar el uso de la secretaría virtual del centro.

        Tarea 1

        Intervención/Implementación

        Digitalización de los documentos más utilizados por la comunidad educativa (autorizaciones, instancias, etc.) y su inclusión en la web del centro (Blogsaverroes).

        Evaluación

        • Existe un espacio en la web del centro que contiene los documentos digitalizados más utilizados por la comunidad educativa y acceso directo a la secretaría virtual del centro.

        Tarea 2

        Intervención/Implementación

        Fomento del uso del registro electrónico del centro.

          Evaluación

          • Aumento de las entradas de documentación y consultas en el registro electrónico.

          8.4. Comunicaciones internas y externas a través de canales oficiales

          Canalizar las comunicaciones del centro a través de canales oficiales.

          Tarea 1

          Intervención/Implementación

          Información al personal de aula o profesionales de atención educativa y asistencial adheridos, en el uso de Séneca e iSéneca (comunicaciones, firma de documentos, tablón de anuncios, actas, etc.), respetando la jornada laboral en el uso de la mensajería a través de los envíos programados.

          Evaluación

          • Se han realizado sesiones informativas sobre el uso de comunicaciones internas, envíos a la bandeja de firmas, etc.

          • Existe un apartado en el espacio compartido del centro, Moodle, Google Drive (g.educaand.es) o Microsoft OneDrive (m.educaand.es); con manuales sobre el uso del módulo de firmas, repositorio y mensajería a través de Séneca e iSéneca.

          Tarea 2

          Intervención/Implementación

          Inclusión en el Proyecto Educativo y Asistencial del uso de Séneca para la comunicación y envío de documentos del centro.

            Evaluación

            • Se han incluido en los diferentes apartados del Proyecto Educativo y Asistencial, el uso de las funcionalidades de Séneca.

            Tarea 3

            Intervención/Implementación

            Uso de Séneca/correo corporativo como único medio para el envío de documentos oficiales, la firma de documentos y el envío de comunicaciones.

              Evaluación

              • Aumento del porcentaje de las comunicaciones y envío de documentos que se realizan a través de Séneca o correo corporativo.