¿Qué cambios se producen al inicio de cada curso escolar?
Al inicio del curso escolar se produce sincronización y creación de cuentas masivas. El estado final es el siguiente:
| Docente/alumno | Centro Origen | Centro Destino | Acciones |
| Tiene cuenta en g.educaand.es | Con Google Workspace | Con Google Workspace |
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| No tiene cuenta | Sin Google Workspace | Con Google Workspace |
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¿Cómo se puede solicitar la implantación de Google Workspace en un centro educativo público?
En el Sistema de Información Séneca se ha habilitado, accediendo con perfil Dirección, en la siguiente ruta: Centros > Utilidades > “Plat. Virtual Aprendizaje”> Solicitud de plataforma.
Al pulsar, se presenta una pantalla en la que se puede elegir el alta en Google Suite o en Microsoft Teams.
Además el usuario Codigo_Centro@g.educaand.es que tendrá rol administrador, en esta pantalla se pueden eligir otras dos personas del Claustro que también tendrán el rol de administración en la plataforma.
Las personas administradoras pueden ser sustituidas por otras en cualquier momento, basta seleccionar a otro docente en el desplegable. Los cambios se verán reflejados en Google Workspace al día siguiente.
Si el centro ya dispone del servicio Microsoft 365, no podrá seleccionar Google Suite en esta pantalla, debe solicitarlo a través de CAUCE (a Infraestructuras TIC, vía teléfono 300300/opción 1) motivando la petición.
¿Con qué nombre aparecerá el dominio Google Workspace del centro?
No habrá dominios o subdominios personalizados para cada centro (del tipo @nombredelcentro.org o @iesandalucia.g.educacand.es)
Cada centro aparece como una unidad organizativa (una unidad técnica, no visible) dentro del dominio único @g.educaand.es.
Es decir, todas las cuentas tendrán la siguiente estructura: usuario_IdEA@g.educaand.es siendo usuario_IdEA el mismo que utilizamos para acceder a Seneca/Pasen.
¿Los centros concertados pueden solicitar el servicio?
No. Las personas titulares de los centros concertados, como responsables del tratamiento de los datos personales del alumnado y en relación al uso de plataformas educativas que prestan servicios en la nube son quienes han de celebrar los contratos para solicitar el servicio G Suite.
¿Cuándo puede disponer el centro educativo del servicio Google Workspace una vez solicitado?
Una vez solicitado el servicio de Google Workspace, las cuentas para el profesorado y el alumnado se crean de manera automática en un máximo de tiempo de 24 horas. No se realiza una comunicación al centro solicitante de confirmación de creación de dichas cuentas.
¿Cómo se dan de alta en la plataforma los usuarios y usuarias (alumnado y profesorado)?
Al activar el servicio, la creación de cuentas de alumnado y profesorado en la plataforma se realiza de manera automática, partiendo de los usuarios IdEA alojados en el Sistema de Información Séneca, el centro no tiene que realizar ninguna acción en este sentido.
Dentro del dominio g.educaand.es se crea una Unidad Organizativa (UO) asociada al código de centro y 4 grupos:
- cod_centro.admin@g.educaand.es, donde coloca a las personas administradoras.
- cod_centro.alumnado @g.educaand.es, donde coloca a todo el alumnado.
- cod_centro.profesorado@g.educaand.es, donde coloca a todo el profesorado.
- cod_centro.pas@g.educaand.es, para el personal de administración y servicio.
Estos grupos son actualizados diariamente con los datos que figuran en Séneca.
¿Puede un docente solicitar una cuenta personal en g.educaand.es aunque el centro no solicite el servicio?
Cualquier docente de un centro educativo de titularidad pública puede solicitar una cuenta @g.educaand.es, independientemente de si su centro tiene activo o no el servicio G Suite. Para ello deberá acceder al Sistema de Información Séneca con su usuario IdEA y solicitarlo en la ruta:
Utilidades > Cuentas corporativas > Cuenta GSuite
¿Cómo se pueden cambiar a las personas administradoras de Google Workspace?
Para ello basta acceder a Séneca: Centros > Utilidades > “Plat. Virtual Aprendizaje”, y seleccionar los nuevos docentes en los campos desplegables. Los cambios tendrán efecto en Google Workspace al día siguiente.
Además el usuario Codigo_Centro@g.educaand.es que tendrá rol administrador.
¿Qué funciones tendrán las personas administradoras en Google workspace?
Los permisos de las personas administradoras a través de la consola de administración de Google Workspace se encuentran limitados. Algunas de la funcionalidades se están implementado para que puedan ser configuradas a través de Séneca (hay que acceder con perfil Dirección o Coordinador de programa educativo TDE).
¿Qué NO pueden hacer desde la consola de Google?
- Crear “Directorios” (Google tiene una limitación sobre el número de directorios que se pueden crear).
- Crear grupos (se realiza a través de Séneca).
- Crear nuevas cuentas (se realiza a través de Séneca).
- Crear roles o configurar permisos sobre aplicaciones.
- Actualizar datos y contraseñas de otros usuarios. Cada usuario puede actualizar sus datos.
- Suspender usuarios de su centro. (Deben realizar la petición a través de CAUCE).
¿Qué pueden hacer como admin desde la consola?
- Crear y administrar Unidades Compartidas (en Drive) y compartir con los usuarios que quieran.
- Gestionar Grupos desde Aplicaciones de Google. (añadir o eliminar usuarios)
- Crear y eliminar alias (p.ej. cod_centro.tutoria.2A@g.educaand.es) y asignarlos a cuentas de su centro (UO).
¿Qué pueden hacer como admin desde Séneca (solo con perfil dirección)?
- Crear la cuenta principal del centro: cod_centro@g.educaand.es (que tendrá permiso de administración)
- Crear y eliminar cuentas secundarias (p.ej. cod_centro.secretaria@g.educaand.es)
- Actualizar contraseñas de cuentas.
- Crear y eliminar grupos (p.e. cod_centro.formacion@g.educaand.es).
Por otro lado, también serán las encargadas de comunicar las posibles incidencias de acceso a la plataforma del centro a CAUCE, de servir de enlace entre los Servicios Centrales de la Consejería de Educación y Deporte y el centro educativo y de actuar como dinamizadores del uso de la plataforma entre sus usuarios.
¿Pueden crearse cuentas adicionales para el centro en g.educaand.es al margen de las cuentas personales?
Sí, pero para poder normalizar el nombre de las cuentas que puede crear un centro en el dominio común g.educaand.es, es necesario que esta acción se realice a través de Séneca. Esta opción, que está disponible solo para los miembros del Equipo Directivo, para las personas que ejerzan la Coordinación TDE o para aquellas que hayan sido grabadas como administradoras de la plataforma virtual, puede realizarse a través de la siguiente dirección: Utilidades > Plataforma Virtual Aprendizaje > Admin GSuite > Cuentas corporativas
A través de esta pantalla podemos crear la cuenta principal del centro, codigoCentro@g.educaand.es, que tendrá perfil administrador (limitado) en Google Workspace y tantas cuentas adicionales como necesite el centro, siempre con la estructura: codigo_centro.xxxxxxx@g.educaand.es.
Hay que tener en cuenta que no se puede compartir nombre con los grupos del centro ya creadas, ni con los grupos creados automáticamente por Séneca: admins, alumnado, profesorado y PAS.
Desde esta sección se pueden también actualizar las contraseñas, o eliminar las cuentas adicionales creadas.
Una vez dados de alta los usuarios y las usuarias del centro, ¿cómo acceden a los servicios que ofrece Google Workspace
Podrá acceder a los servicios iniciando sesión en cualquiera de las aplicaciones de Google con sus credenciales, siendo el correo electrónico su usuario IdEA (p.ej. abcdefg123), seguido de @g.educaand.es, y su contraseña la misma que la que utiliza para acceder a Séneca/Pasen, ya que el sistema de autenticación está sincronizado con Séneca.
Una vez se haya identificado, el usuario tendrá acceso a su correo electrónico, a Drive y al resto de servicios que le ofrece Google Workspace.
¿Puedo cambiar el nombre o subir una fotografía? (novedad 22-23)
Los docentes pueden editar algunos datos de su cuenta, concretamente el nombre, añadir un apodo o una foto a su perfil. Para ello debemos acceder con nuestra cuenta a cualquiera de los servicios de Google Workspace y pulsar en el icono de nuestra cuenta (1). Se desplegará una ventana en la que podremos acceder a Gestionar tu cuenta de Google (2).
En el menú lateral de la izquierda pulsamos en Información personal (3). En el apartado Información básica (4), podremos cambiar el nombre y añadir un apodo (5) y subir una foto (6).
NOTA: El alumnado no tiene habilitada esta opción. Si un alumno o alumna necesita cambiar su nombre, por una razón justificada, debe solicitarlo al Equipo Directivo para que este lo realice en Séneca.
¿Cómo se crean los grupos en Google Workspace para g.educaand.es?
Al activar el servicio se crean automáticamente cuatro grupos corporativos que están sincronizados con Séneca y que se actualizan diariamente.
- cod_centro.admin@g.educaand.es, donde coloca a las personas administradoras.
- cod_centro.alumnado @g.educaand.es, donde coloca a todo el alumnado.
- cod_centro.profesorado@g.educaand.es, donde coloca a todo el profesorado.
- cod_centro.pas@g.educaand.es, para el personal de administración y servicios.
Las personas que figuran como administradoras de G Workspace son propietarias de estos grupos, aunque si realizan altas y bajas en estos grupos no se mantendrán tras la sincronización con Séneca.
Para poder normalizar el nombre de los grupos que puede crear un centro en el dominio común g.educaand.es, al margen de los grupos anteriores, es necesario que esta acción se realice a través de Séneca. Esta opción está disponible para los miembros del Equipo Directivo y para las personas que ejerzan al Coordinación TDE a través de la siguiente dirección: Utilidades > Plataforma Virtual Aprendizaje > Admin GSuite > Grupos.
Podremos crear tantos grupos como se necesiten, siempre con la estructura: codigo_centro.xxxxxxx@g.educaand.es.
Hay que tener en cuenta que no se puede compartir nombre con las cuentas del centro ya creadas, ni con los grupos incluidos los definidos automáticamente: admins, alumnado, profesorado y pas.
Puede añadir nuevos grupos o eliminar los existentes a través de esta pantalla de Séneca.
Inicialmente las personas administradoras del espacio Google Workspace del centro serán propietarias de todos los grupos creados. La administración de grupos (altas y bajas de usuarios, roles,…) se realizará desde la aplicación Grupos en Google.
Nota: aunque las personas propietarias de los grupos pueden editar sus propiedades en Google y modificar su nombre no se recomienda realizar está acción ya que puede dar lugar a fallos posteriores en la sincronización con Séneca.
¿Puede un centro disponer de las tres plataformas (Google Workspace, Microsoft 365 o Moodle Centros) en el mismo curso escolar?
El centro, en virtud de la autonomía pedagógica, de organización y de gestión, decide en función de lo recogido en su Plan de Centro, el uso que quiere realizar de las distintas herramientas y servicios que Consejería pone a su disposición.
El centro puede seleccionar los tres servicios y disponer de cuentas en g.educaand.es y en m.educaand.es, si así queda recogido en su Plan de Actuación Digital durante el mismo curso escolar. Aunque el centro haya seleccionado el curso pasado y tenga activo el servicio Microsoft 365, puede solicitar a través de CAUCE (a Infraestructuras TIC, vía teléfono 300300/opción 1) que se activen también las cuentas para Google Workspace, esta petición debe realizarla un miembro del equipo directivo o la persona que ostente el cargo de Coordinación TDE.
El servicio Moodle Centros puede ser activado al inicio de cada curso escolar por el equipo directivo del centro.
¿Cómo puedo dar de baja mi cuenta?
Las personas administradoras de centro no pueden, de momento, suspender o eliminar una cuenta en Google Workspace.
Un docente que quiera eliminar o suspender su cuenta @g.educaand.es debe solicitarlo a través de CAUCE (a Infraestructuras TIC, vía teléfono 300300/opción 1).
Para las cuenta del alumnado el equipo directivo o la coordinación TDE puede solicitar la suspensión o eliminación de estas cuentas también a través de CAUCE.
¿Qué sucede si la contraseña de acceso se pierde o se olvida?
La autenticación en Google Workspace está sincronizada con Séneca, por tanto, al ser la contraseña la misma que se utiliza en Séneca/Pasen, el restablecimiento de la esta se realizará por los procedimientos habituales (Séneca, autologin, etc.). La contraseña no se puede modificar en Google, ni siquiera por las personas administradoras. Esta acción deber realizarse en Séneca. La sincronización de la contraseña se realiza en tiempo real, aunque es posible que en determinados periodos (inicio de curso, por ejemplo) este proceso no sea inmediato. El resto de datos creados en Séneca (nuevas cuentas, grupos, cambios de administración,…) se sincronizan a partir de las 23:00h.
La mayoría de las incidencias comunicadas por el alumnado de contraseña incorrecta son debidas a cambios inconscientes de la misma por parte de los propios usuarios, sus tutores legales (pueden hacerlo a través de un mensaje anclado en iPasen) o los docentes, que también pueden regenerar las contraseñas en Séneca.
¿Pueden asociarse alias de correos a las cuentas de usuarios?
Solo los administradores puede crear alias de correo y asignarlos o desasignarlos a las cuentas principales de otros usuarios que no sean administradores.
Una dirección de correo electrónico alternativa, también denominada alias de correo electrónico, es una dirección de reenvío asociada a la dirección de correo principal de un usuario. Los mensajes que se envían al alias de correo electrónico se dirigen automáticamente a la bandeja de entrada de la cuenta de correo principal del usuario.
Si se necesita asociar un alias a la cuenta principal de un usuario administrador debe solicitarlo a través de CAUCE.
Nota: de momento los administradores no pueden asignar alias a otra persona que tenga rol administrador, incluido ellos mismos.
¿Cuánto espacio de almacenamiento tienen las cuentas Google Workspace?
Se han establecido cuotas de almacenamiento por cada cuenta, siendo el límite por defecto de 50 Gb para el alumnado y de 100 Gb para el profesorado. El límite de almacenamiento afecta de forma conjunta a Google Drive, Google Fotos y Gmail.
Hay que tener en cuenta que:
- La cuota límite de 100 Gb para profesorado y cuentas corporativas del centro y 50 Gb para el alumnado se establece por defecto para todas las cuentas, NO ES NECESARIO SOLICITARLA.
- El uso de la cuenta es estrictamente educativo, no debe utilizarse, por ejemplo, para almacenar la documentación personal de los usuarios y usuarias.
- El dominio g.educaand.es tiene un espacio limitado para el conjunto de todas las cuentas por lo que es necesario que cada cuenta individual sea utilizada eficientemente.
- Las Unidades Compartidas creadas por los administradores de los centros no tiene límite de almacenamiento, pero contribuyen a la suma del espacio total consumido en el dominio corporativo.
En caso de ser estrictamente necesario, estos límites se pueden ampliar, solicitándolo en cualquier momento a través de este formulario, indicando la necesidad de ampliación en Gb y una breve descripción que justifique el uso adicional solicitado. Para ello hay que acceder con la cuenta que se quiere ampliar (personal o corporativas del centro).
No hay una fecha límite para solicitar la ampliación, y debe solicitarse en el momento en el que realmente sea necesario.
¿Qué ocurre cuando se supera el límite de almacenamiento?
Cuando se aplican límites de almacenamiento y un usuario los supera, su cuenta de Google Workspace se ve afectada de la siguiente forma:
- No puede subir imágenes ni archivos nuevos a Google Drive.
- No puede crear archivos en aplicaciones de creación de contenido en equipo, como Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Dibujos, Formularios y Jamboard. Hasta que se reduzca el uso del espacio de almacenamiento, nadie podrá editar o copiar los archivos afectados, ni enviar los formularios propiedad del usuario.
- No puede crear copias de seguridad de fotos ni de vídeos en Google Fotos.
- Todavía puede iniciar sesión y acceder a su cuenta de Google Workspace for Education, ver y descargar sus archivos, y enviar y recibir correos. Nota: Los usuarios que no tengan ninguna licencia de Google Workspace for Education no pueden enviar ni recibir correos cuando superan su límite de almacenamiento.
¿Cómo crear las aulas Classroom desde Séneca con el alumnado ya inscrito en ellas?
Una vez tengamos correctamente grabado nuestro horario en Séneca (compruebe que ha creado grupos después de una actualización del horario); podremos crear las aulas Classroom asociadas a los grupos y materias que impartimos. Para ello, accedemos a Séneca con perfil profesorado, y a través de la siguiente dirección: (1) Alumnado > Seguimiento Académico > Mis Alumnos y Alumnas. Marcamos Resto del alumnado (no se puede crear un Aula del grupo de tutoría) y seleccionamos el grupo para el que queremos crear el aula (2). En ese momento aparecerá un G en la parte superior derecha (3),
al pulsarla se abrirá una ventana emergente que nos pedirá confirmación.
Una vez confirmada la creación del aula podemos acceder a https://classroom.google.com/ con nuestra cuenta de @g.educaand.es y comprobar que se ha creado el aula con el alumnado ya matriculado.
Una vez creada el aula, esta ya no se actualizará con nuevos alumnado matriculado posteriormente en Séneca.
También se pueden crear las aulas directamente en Classroom y matricular manualmente en ellas a su alumnado, bien:
Más información en la página oficial GSuite de eAprendizaje.