1.- Descripción de la tarea
Caso práctico
El Corte Inglés del Duque ha cedido un espacio de su centro comercial para que el ayuntamiento instale una oficina de información turística en la planta baja de su edificio. Sin duda, se trata de un acuerdo pionero entre la administración y la empresa privada y supondrá un punto de despegue para futuros acuerdos que abarquen toda la geografía española. Por supuesto, tal evento necesita una inauguración en condiciones pero no saben por dónde empezar. ¿Te atreves a echarles un capote?
¿Qué te pedimos que hagas?
La empresa ha decidido comenzar el evento organizando una mesa redonda donde se comentará la incidencia y el futuro del turismo de compras sobre la economía española. Posteriormente tendrá lugar la inauguración oficial .Están nerviosísimos porque quieren que todo salga bien. La empresa y el ayuntamiento se han puesto en tus manos, ¡saben que eres todo un profesional! ¡Vamos a organizar una inauguración perfecta! Ya verás qué bien sale todo. En las siguientes pestañas encontrarás toda la información necesaria para organizar el evento.
Mesa redonda
A las 9:00 horas tendrá lugar una mesa redonda. Como sabes, en una "mesa redonda" los miembros que la integran conversan sobre un tema o materia ante un público que al final interviene formulando preguntas a los integrantes. Normalmente la mesa redonda está constituida por 4 o 6 expositores con conocimientos o experiencia en la materia que argumentan su postura ante el tema, un moderador que es la persona encargada de introducir el tema, presentar a los expositores y conducir la charla y, por último, la audiencia que, tras la discusión, puede plantear preguntas a los expertos. En este caso, la mesa está constituida por:
- Un moderador.
- 4 expositores.
- La audiencia.
El único dato que tenemos es el del público o audiencia. Sabemos que va a estar conformado por 5 miembros del corte inglés, 3 representantes de asociaciones del comercio y dos miembros del ayuntamiento.
Los recursos que necesitaremos para la mesa redonda serán un micrófono de corbata para cada uno de los miembros que conforma la mesa y dos micrófonos dinámicos para la audiencia, la mesa y las sillas para todos los participantes.
Tras la mesa redonda, a las 12:00 horas, tendrá lugar un coffee break para todos los miembros: expositores, audiencia y moderador.
Inauguración de la oficina de información turística
La inauguración tendrá lugar a las 13:00 horas en la plaza de la Concordia, junto al centro comercial. El alcalde y el director del Corte Inglés pronunciarán un breve discurso y el acto culminará cortando la cinta inaugural. Los recursos con los que se contarán serán los siguientes:
- una carpa para prevenirnos de las posibles inclemencias del tiempo.
- cuatro azafatas que atenderán principalmente al anfitrión y a la autoridad.
- una tarima donde se situarán el alcalde y el director del Corte Inglés. En ella se dispondrá de un atril con micrófono para los discursos así como la cinta inaugural y las banderas que presidirán el evento (la del Corte Inglés, la localidad y la comunidad autónoma).
- asistentes: además de las autoridades que inauguran la oficina, asistirán todos los miembros que han intervenido en la mesa redonda, incluyendo la audiencia. Además, asistirán algunos medios de comunicación y un ejecutivo de origen chino del grupo Alibaba.
- En la inauguración tanto el alcalde como el director del Corte Inglés pronunciarán un breve discurso.
- La asociación Sevilla Shopping patrocinará el evento aportando tres mil euros.
Tras la inauguración se celebrará una comida a puerta cerrada para el alcalde y los altos directivos de la empresa que quedarán fuera de nuestra planificación por lo que no debemos incluirla.
¿Qué tienes que hacer?
1. Elabora un cartel donde se incluya información sobre el evento. Has de incluir información sobre la mesa redonda y sobre la hora de inauguración. Te recomiendo que lo elabores en Canva. Lo primero que has de hacer es seleccionar los miembros de la mesa, concretamente:
- un moderador. Puede tratarse de un periodista local.
- cuatro expositores. Escoge cuatro personas del sector público o privado que creas que pueden aportar sobre la materia y estar interesados en participar.
2. Especifica qué tipo de acto es.
3. De los asistentes al acto, ¿cuáles consideramos público interno y cuáles público externo?
4. Clasifica los recursos necesarios para la mesa redonda y el acto inaugural según la clasificación que contienen los contenidos: instalaciones, mobiliario, recursos tecnológicos, gráficos y humanos).
5. Elabora una carta con los componentes del coffee break que se va a ofrecer.
6. Elabora la invitación para uno de los miembros del público o audiencia de la mesa redonda e incluye la etiqueta que debe llevar.
7. Especifica dos consideraciones culturales que debemos tener en cuenta con el ejecutivo chino.
8. ¿Cómo crees que deben colocarse las banderas?
9. Elabora un cronograma del acto a modo de tabla. Incluye tanto la mesa redonda como el acto inaugural ya que nos servirá para planificar perfectamente el acto.
Esta tarea la debes realizar siguiendo el formato de presentación narrada elaborada con Screencast-O-Matic y subida a Youtube. En esta ocasión, además del enlace de Youtube debes incluir el enlace al cartel y el cronograma que has realizado cumplimentando la siguiente plantilla.