4.2 Una "Hoja de cálculo" es un programa que facilita las cuentas
Bueno ya has aprendido a calcular lo que te ahorras en rebajas. Y no sólo eso. Has aprendido a hacer cualquier cuenta en la que haya un porcentaje. Es decir, cuánto te retienen en la nómina. O qué interés pagas por el préstamo de la hipoteca. O cuánto IVA pagas si es el 16%. Son cosas que a algunos les llevaba bastante tiempo hacerlas. ¿Recuerdas imágenes de películas antiguas con oficinas llenas de gente? Muchos de ellos calculaban porcentajes durante horas, y horas. Pero hoy no es así. Hoy existe un tipo de programa que facilita el proceso. ¡Es el momento de ver cómo el ordenador puede hacer esto de forma rápida y cómoda! Ya verás qué fácil es.
Se trata de las famosas "Hojas de Cálculo". No son sino una tabla, formada por muchas celdas. O sea, como una hoja de papel cuadriculada. Las celdas son las casillas, formando filas y columnas.
Y cada celda tiene su nombre. Te vamos a contar el nombre de la celda, de la casilla, de forma rara: primero con la letra de la columna y a continuación con el número de la fila. Y ahora te lo vamos a decir de forma fácil. ¡Como en el juego de los barcos! A1 sería la primera celda de todas. B3 sería la casilla de la segunda fila (horizontal) y la tercera columna (vertical).

La celda B5 será: (Marca la respuesta adecuada y comprueba el resultado).
De la columna 5 la fila 2
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De la columna 5 la fila B
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De la columna 2 la fila 5
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¿Y qué es una celda, una casilla?
Es la unidad básica de funcionamiento de la hoja de cálculo. Es el lugar en el que se pueden escribir números. Pero no sólo número, sino también texto. Incluso fórmulas completas. Te ponemos una imagen de una hoja de cálculo. En realidad da igual cuál programa uses. Casi todos funcionan igual. Esta imagen se corresponde al software libre OpenCalc de la suite Open Office.
¿Cómo se escriben cosas en las hojas de cálculo, cómo pongo lo que quiero y logro que aparezca donde deseo?
El lugar por donde va a entrar nuestra información (la boca por la que vamos a alimentar a la hoja de cálculo) es la barra de fórmulas (mira el gráfico). Justo antes de la barra de fórmulas, a su izquierda (donde pone A1) está el cuadro de nombre , que dice en qué celda, en qué casilla aparecerá la información que vamos a incluir. Y entre ambas está el espacio (gris) de operaciones (no te preocupes por su complejidad, está pensado tanto para acciones sencillas como muy complicadas; las nuestras serán sencillas).
Vamos a trabajar en la casilla A1 ¿Y si no te gusta A1? Da igual. Elige otra casilla pinchando con el ratón. La hoja de cálculo ignorará las casillas en blanco. Da igual por dónde empieces. Pero para coordinarnos bien, que sea A1.
Así que, el primer paso es:
- Elegir con el ratón una casilla.
- Lo siguiente será pinchar en el signo igual (=) para que aparezca en la barra de fórmulas. O escribirlo directamente. Eso indicará que se va a ejecutar una operación. La que sea. ¿Qué operación? ¿Con qué signos se escriben esas operaciones? Las de siempre: suma (+) resta (-), multiplicación (*), divisón (/).
Vale, sí, lo de operación está claro. Pero operación ¿con qué?
Pues operación con los números que escribas. =4+3, =145-67, =134.921/6... Lo que te dé la gana. O lo que necesites. Eso hace que una hoja de cálculo se comporte como una calculadora.
Pero hay más. Mucho más. Puede que siempre tengas que hacer la misma operación pero con diferentes números. Y hoy son unos números, pero mañana son otros. Eso sí, la operación no ha cambiado. P.ej., quieres saber cuánto gastas al mes en alquiler. Y llega la fecha del contrato y te sube el alquiler una cantidad. ¿Qué pasa? ¿Que hay que cambiarlo todo? Pues no. Las cifras son distintas, pero las operaciones son las mismas. ¿Cómo se hace esto? Fácil.
Resulta que en una casilla se pueden escribir números, pero también nombres de casillas. Nos explicamos. Tú puedes escribir 7, pero también puedes escribir C5. Si hay un 7, pues nada, el programa actúa como una calculadora. Pero si hay un C5, el programa irá a la casilla C5, a la celda C5, leerá qué dato hay allí y lo usará. Cuando pulsemos "Enter".
Por tanto, el segundo paso es:
- Escribir operaciones usando signos con números o nombres de casillas (y pulsamos "Enter").
Un ejemplo:
Seleccionamos la casilla B1. Escribimos en la barra de fórmula esto: =A1 + A2. ¿Qué quiere decir? Indica que va a sumar los valores que haya en las celdas A1 y A2 y, luego, va a escribir el resultado en la celda B1.

Imagina que en mi hoja de cálculo en C1 escribo "=A1-A2"?, marca la respuesta o respuestas adecuadas y comprueba el resultado.
Que saldría 4 si en A1 el
dato es 1 y en A2 es 7.
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Que saldría 6 si en A1 el
dato es 8 y en A2 es 2.
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Que saldría 6 si en A1 el dato es 8 y en A2 es 6.
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Que saldria 14 si en A1 el dato es 24 y en A2 es 10.
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¿Para qué podemos usar esto?
Bueno, por ejemplo para los porcentajes. ¿Recuerdas? Siempre había que multiplicar dos números y siempre había que dividir por 100. Siempre se hacía la misma operación. Lo que cambiaban eran los datos, pero la operación era siempre igual. Para eso, para hacer siempre lo mismo con datos que cambian, las hojas de cálculo son potentes.
Veamos la manera.
- Es muy sencilla. Dejamos una casilla en blanco. P.ej., A1. Será la casilla de los datos. Allí irá el total, el todo. Recuerda, el número sobre el que vamos a aplicar un porcentaje. ¿Qué porcentaje? Pues supongamos que un 18% (es "un poner", igual podíamos haber dicho 73%).
- En el segundo paso pinchamos con el ratón en la casilla B2 (daría igual que fuera la D7, puede ser en una casilla cualquiera; pero pongámonos de acuerdo en B2). Allí, en B2, vamos a trabajar. Allí, después de poner la fórmula, nos aparecerá el porcentaje buscado. Cuando hayamos pinchado con el ratón en B2, en la barra de fórmula escribiremos la expresión adecuada.
¿Qué habría que escribir?
Sería =(A1*18)/100
Sí, porque la fórmula nos indica que multiplicamos el valor de la celda A1 por el porcentaje (A1*18) y luego lo dividimos por 100 (/100).
Fíjate en el uso de los paréntesis. Sirven para indicar qué operación se hace primero. La primera, recuérdalo era la multiplicación. Y luego, era la división por 100.
¿Y si lo complicamos un poco más?
Imagínate que tenemos en la columna A, desde la celda A1 a la A20, 20 celdas con datos a los que hay que calcularle el mismo porcentaje ¿qué hacemos?
- Es muy fácil, vamos a copiar la fórmula que hemos escrito para la celda B1.
- Con el botón derecho del ratón seleccionamos copiar, una vez copiada nos situamos en la esquina inferior derecha de la celda B1 ( la que hemos copiado porque en ella estaba escrita la fórmula del porcentaje).
El ratón aparece como una cruz negra, y ahora pulsando con el botón izquierdo del ratón y sin soltar arrastramos hasta llegar a la celda B20, verás que todas las celdas se han coloreado, eso indica que las has seleccionado y que has copiado la fórmula en todas ellas, automáticamente aparecerá el valor del porcentaje calculado para las 20 datos.
Has visto que fácil.
Además esos porcentajes se pueden representar en gráficos de colores, como vemos en la siguiente imagen:
Bueno pues este tipo de hoja es el que se utiliza para calcular las cuotas de los préstamos a distintos intereses y a distintos plazos de amortización, como puedes ver en el ejemplo inferior. Las fórmulas utilizadas para estos cálculos son más complejas que las que nosotros hemos hecho anteriormente, es simplemente para que veas que las hojas de cálculo se utilizan para muchas cosas distintas.