1.- Descripción de la tarea

¿Qué te pedimos que hagas?

Barrio sevillano de Santa Cruz Fotografía de J.A. Alcalde en Flickr bajo licencia CC

Información previa

Esta base de datos es un proyecto ambicioso y a largo plazo, en estos primeros meses de actividad de la empresa es imposible desarrollarla por completo, pero como está haciendo falta ya en el día a día, comenzarás a desarrollar la primera parte ahora y más adelante se le irán añadiendo funcionalidades. De igual forma el informe estará basado en el estado actual de tu desarrollo.

Para entender los elementos involucrados en la base de datos y las relaciones que existirán entre ellos debes saber que llamaremos clientes a los propietarios de las viviendas, a éstas las llamaremos inmuebles. Un cliente puede poseer uno o varios inmuebles. Por otro lado firmaremos con los clientes un contrato por cada inmueble.

Otra utilidad de la base de datos será la de llevar el control de la plantilla de empleados, así como generar órdenes de trabajo. Cada orden será asignada a un determinado empleado y se le asignará una tarea a realizar en una fecha y horas concretas.

Las tareas a realizar podrán ser:

Nombre de la tarea	Descripción	Tiempo estimado
Limpieza de vivienda	Limpieza semanal a fondo de la vivienda o a la salida del inquilino	150 minutos
Limpieza y cama	Limpieza diaria de la vivienda, recoger y hacer la cama	60 minutos
Acogida de inquilino	Recibir al inquilino, mostrarle la vivienda, orientarle acerca de la ciudad, entregar llaves	15 minutos
Recogida de llaves	Recoger llaves y comprobación de la vivienda	10 minutos
Añadir/modificar anuncio	Añadir o modificar anuncio contrastando información	10 minutos
Gestión de avería	Comprobar avería, buscar profesional, elegir presupuesto, comprobar reparación, etc.	30 minutos

Los datos de cada orden de trabajo serán:

• Empleado
• Inmueble
• Fecha
• Hora
• Tarea

Los clientes los puedes incorporar a la base de datos desde el siguiente archivo csv (en el material de apoyo "Bases de datos. Nociones generales" tienes información sobre este tipo de archivos).

Service Housing S.L. ya cuenta con un catálogo de inmuebles, los puedes incorporar a la base de datos desde la siguiente hoja de cálculo. La información relevante de los inmuebles es:

• El cliente propietario del mismo,
• la dirección del inmueble,
• la localidad, en principio, como por ahora es una pequeña empresa local, todos serán de Sevilla,
• su código postal,
• su superficie en m²,
• el número de camas,
• el número de baños y
• la distancia al centro de trabajo en km.

Los datos de la plantilla los puedes consultar en el siguiente documento en formato pdf, en el cual cada una de las páginas es una ficha de personal. Sus fotos te las puedes descargar de aquí.

Sobre los contratos registraremos la siguiente información:

• Propietario (nuestro cliente),
• Inmueble (se realizará un contrato por cada inmueble. Finalizado un contrato se podrá hacer un nuevo contrato del inmueble.
• Fecha de inicio del contrato,
• Fecha de finalización (si éste acabó),
• Limpieza ¿Nos encargaremos de la limpieza semanal del inmueble?
• Gestión de llaves ¿Nos encargaremos de entregar y recoger las llaves, así como de mostrar la vivienda al inquilino?
• Limpieza+camas ¿No encargaremos de limpiar y recoger la vivienda a diario?
• Integral ¿Nos encargaremos de llevar, además de la gestión de llaves y limpieza+camas, de la gestión de los anuncios y averías?

En el siguiente documento tienes una tabla con el desglose de los contratos firmados hasta la fecha.

¡Comencemos!

Antes de llegar aquí has debido leer el apartado "Tarea online 6: Base de datos para la gestión", es muy importante que leas las lecturas que en él se recomiendan, si lo has hecho la tarea te resultará mucho más sencilla. Si lo hiciste ya sabes que antes de comenzar a crear la base de datos has de reflexionar sobre el diseño que debe tener y ése es uno de los objetivos del informe. Dicho de otra forma no debes abrir Access hasta que no hayas terminado de redactar el informe en un procesador de textos. Nombra este informe con el siguiente formato de nombre:

UserId_Apellido1_Apellido2_Nombre_INFORME

Para elaborar el informe nos serviremos del documento Conceptos básicos del diseño de una base de datos que se te recomendó anteriormente. Seguirás como guión la estructura del apartado tercero: "El proceso de diseño". Así, comenzarás el mismo añadiendo como primer apartado:

Finalidad de la base de datos

Vuelve a leer el apartado "Determinar la finalidad de la base de datos" y también lo indicado más arriba en el punto "Información previa" de esta tarea, y con todo ello define la finalidad de la base de datos. Orientación: La finalidad es "para qué sirve" no es necesario que incluyas detalles o datos concretos, ni te refieras a la finalidad de las bases de datos en general, debes indicar la finalidad de la base que estás diseñando.

Localización y organización de la información necesaria

Para redactar este apartado repasa el apartado "Buscar y organizar la información necesaria". Indica en él cuáles han sido las informaciones, de qué fuentes las has obtenido y en qué formatos y soportes las has recibido. Sigue este consejo, haz una lista de la información que has recibido y qué datos hay en cada uno de los elementos que encuentras en ellos, te será de mucha ayuda para el apartado siguiente. Por ejemplo: uno de los documentos es el del catálogo de terrenos ¿qué datos hay en él?

Entidades y sus propiedades

Para redactar este apartado repasa el apartado "Dividir la información en tablas" y reflexiona sobre toda la información que has recogido en el apartado "Información previa" de este informe. Ésta es una parte crucial, ahora debes decidir o tener claras cuáles son las entidades o temas principales, y que se convertirán más adelante en tablas.

¡Ah! ¿No sabes qué es una entidad? ¿No tienes ni idea de qué es una propiedad (también se les llama atributo)? Entonces es imprescindible que vayas rápido a leer el siguiente artículo en Wikipedia. Detente en los apartados 2.1 y 2.2, pero no dejes de leer el artículo entero porque te será enormemente útil.

¿Tienes claro ya qué son las entidades y sus propiedades o atributos? Si no es así ve al foro de la Unidad 6 a preguntar o consultar, y cuando la respuesta sea afirmativa ha llegado el momento de que redactes este apartado señalando cuáles son las entidades o temas principales de forma parecida a la primera figura del documento de apoyo, ésa que tiene un fondo marrón.

¡Procura no olvidar ninguna propiedad o atributo de las entidades!

Definición de Tablas y Campos

Para redactar este apartado repasa el apartado "Convertir los elementos de información en columnas". Ha llegado el momento de que preparemos toda la información que ya hemos organizado para que pueda encajar en nuestra base de datos.

En esta fase algunas propiedades considerarás que deberán ser divididas en varias columnas, por ejemplo, la dirección del cliente no es bueno que esté en un sólo campo, quizás cuando quieras imprimir un sobre te interese poner en una parte la calle y en otra la ciudad.

Otra transformación importante es la de la nomenclatura. Como ya sabes de unidades anteriores, no es aconsejable usar tildes ni espacios en blanco, así como signos especiales en determinados sitios. Aunque la aplicación permita, por ejemplo usar la letra "ñ" o incluir tildes y espacios en blanco, la experiencia nos enseña que terminan dando problemas tarde o temprano, por ello debes evitarlos a toda costa.

También es muy importante que para la formación o asignación de los nombres de las tablas y campos se sigan unas reglas que sean coherentes, es decir, que si a un campo lo llamas "NombreCliente" no vayas a nombrar a otro "Codigo_postal". Recuerda también: por convención los nombres de la tablas se suelen denominar en plural y los campos en singular.

¡Por supuesto, los nombres escritos únicamente en mayúsculas están terminantemente prohibidos! Aunque los veas en algunos ejemplos de Internet son una mala práctica.

Por supuesto lo indicado en los párrafos anteriores está referido a nombres de tablas, consultas y nombres de campos, los datos pueden y deben escribirse correctamente, con espacios, tildes, etc.

Definición de claves principales

Para redactar este apartado repasa el apartado "Especificar claves principales". Esta parte es muy sencilla. Se trata de añadir un campo que sea como una especie de DNI de cada registro para que resulte absolutamente imposible que se confunda uno con otro. Es un campo que prácticamente sólo es útil para la base de datos, por lo que suele configurarse como autonumérico. Elige un formato de nombre y aplícalo con coherecia, causarás muy mala impresión a tu jefe si ve que a uno de estos campos lo llamas "IDInmueble" y a otro "idCliente".

Una observación, aunque el ejemplo del DNI sea útil desde un punto de vista didáctico para que comprendáis qué significado tiene una clave principal, en realidad en una entidad que tenga este atributo no sería bueno usarlo como campo clave principal. Por ejemplo, supón que la entidad (o tabla) es la de unos alumnos de una academia ¿qué pasa si un alumno es menor de edad y aún no tiene DNI, o qué pasa si es extranjero? Como ya sabrás al añadir un registro ese dato no puede quedar vacío, por tanto tendrás problemas al añadir los datos de esos alumnos si has elegido el DNI como campo clave.

¡Bueno! Ya debes tener claro cómo nombrar las claves principales, así que ahora puedes añadir en este apartado del informe una tabla con dos columnas, en la de la izquierda el nombre de la tabla, en la derecha el de su campo clave principal.

Por cierto, de la misma forma que has usado un prefijo para distinguir las claves principales, deberías usar otro para distinguir las claves foráneas.

Definición de relaciones entre tablas

Este apartado desgraciadamente no está muy bien explicado en el documento que hemos estado utilizando, para entender las relaciones es mejor que leas las lecciones 15 a 17, ambas inclusives, del curso de Access 2000 Avanzado.

Enlace a la unidad 15

Ya has terminado con el informe, a partir del siguiente paso vas a comenzar a desarrollar lo reflejado en él. Lo normal es que cuando estés desarrollando la base de datos te des cuenta de algunos errores de diseño y que cambies de opinión, eso es normal, no te preocupes y no modifiques lo que ya has escrito en el informe, añade un apartado con el título "Modificaciones del diseño original"  e indica en él todas las modificaciones y las razones por las que las has realizado. Esto te dará al final una mejor perspectiva de todo tu proceso de aprendizaje. Recuerda que lo que se valorará es el resultado final y que los posibles errores iniciales no influirán negativamente en esa valoración.

Comenzar a crear la base de datos, crea las tablas

¡Por fin! Ahora sí ha llegado el momento de que abras Access y comiences a poner en práctica lo que has escrito en el Informe. El mismo no está aún acabado, volverás a él más tarde, pero ahora hay que ponerse manos a la obra con la base de datos. Crea una base de datos con un nombre ajustado al siguiente formato:

UserId_Apellido1_Apellido2_Nombre_ServiceHousing

En lo primero que debes centrarte es en crear la estructura, olvídate por ahora de consultas, formularios etc., crea:

• las tablas,
• los campos, define sus propiedades y escoge sus tipos de datos

Te aconsejamos que comiences por la tabla que refleje las tareas que podrán ser asignadas a los empleados, teniendo en cuenta lo indicado para la nomenclatura de los campos, los tipos y tamaños de campos, y usa un formato para el dato del tiempo, recuerda que el dato del primer ítem no es "150 minutos" sino "150", siendo minutos un formato. Crea primero la tabla e introduce los datos.

A continuación te sugerimos que continúes con las tablas cuyos datos se te proporcionan listos para ser importados en archivos .csv y .xlsx Estos archivos contienen los datos de cada una de las tablas, si bien una vez importados deberás realizar una serie de ajustes. Cuando se realiza una importación se puede hacer siguiendo dos caminos (exceptuando la vinculación):

1. Crear la estructura, o sea la tabla, antes de la importación e indicar durante la importación que los datos se añadan a esta tabla creada previamente.
2. Sin crear la tabla, proceder a la importación indicando a la aplicación Access que genere una nueva tabla con el producto de la importación.

Cualquiera de los dos caminos son válidos, pero te aconsejamos que optes por el segundo. Si optas por esta segunda opción, después de la importación tendrás una tabla a la que deberás realizar ajustes:

• Ajustar los nombres de los campos (esto se puede hacer en el propio proceso)
• Ajustar las propiedades de los campos:
  • Añadiendo la propiedad título cuando el nombre del campo no se ajuste a las normas de ortografía,
  • ajustando los tamaños,
  • estableciendo las máscaras de entrada cuando sea necesario,
    • los teléfono deben presentar el siguiente aspecto: "999 99 99 99"
    • el IBAN: "ES99 9999 9999 9999 9999 9999"
  • el sexo deberá tener el menor tamaño posible y admitir sólo los valores "H" para hombre y "M" para mujer. Debes establecer un texto que avise de que sólo se admiten esos valores para cuando un usuario intente añadir otro.
  • estableciendo valores predeterminados, etc.

Ahora podría ser un buen momento para que añadas la información (tabla y datos) de los trabajadores.

Para elegir los tipos de datos más adecuados y ajustar sus propiedades puedes consultar estos dos documentos:

• Apartado 3.1 Tipos de campos y propiedades de "Bases de datos. Nociones generales".
• Tipos de datos, fuente AulaClic.
• Propiedades de los campos (I), fuente AulaClic, no olvides ver las partes (II y III).

Aquí tienes un vídeo que muestra cómo crear tu primera tabla:

¡Un consejo! Comienza por las tablas que tienen menos campos

Crea las relaciones

Ahora puedes establecer aquellas relaciones que habías definido en el informe. En todas las relaciones debes exigir integridad referencial: Consulta el siguiente documento para crearlas:

Las relaciones (I), fuente AulaClic, no olvides ver las partes (II y III).

Introduce los primeros datos

Ahora que tienes "los contenedores de los datos es el momento de añadir la información de la que dispones partiendo de los archivos que te descargaste en el comprimido.

Sigue este consejo, comienza por las tablas que contendrán menos registros.

Por suerte para ti parte de los datos los tienes es un archivo ".csv", estos datos los puedes incorporar de una forma muy cómoda y sencilla a tu base de datos mediante un proceso de "importación". Para aprender a hacerlo mira el siguiente vídeo, pero debes tener en cuenta las siguientes diferencias con respecto de lo mostrado en el vídeo:

• En lugar de una hoja de cálculo (".xlsx") lo que tú tienes es un archivo de texto (".csv"), luego debes usar un botón diferente de la cinta de opciones de Access, y el asistente seguirá por unos pasos un poco diferentes.
• En la base de datos del vídeo no hay ninguna tabla, la base está vacía, pero tú ya has creado varias tablas, por tanto te saldrá una opción más "Anexar una copia de los registros a la tabla", lee el cuadro de diálogo y actúa en consecuencia.
• En el archivo ".csv" los campos están delimitados por puntos y comas, la primera fila contiene los nombres de los campos se usan las dobles comillas para delimitar los campos de textos. Además este archivo ".csv" tiene datos desde la primera fila, es decir, la primera fila no tiene los nombres de los campos.

Ahora que has terminado con la importación, añade los datos de la plantilla de empleados.

Crear las primeras consultas

Crea las siguientes consultas que te serán útiles:

• InmueblesGrandes: Se necesita consultar con cierta frecuencia los inmuebles que tienen una superficie de más de 125 m² y más de 3 camas. Ordena los resultados por su tamaño de mayor a menor, en caso de empate el siguiente criterio ha de ser el número de camas, de mayor a menor.

Aquí tienes información sobre cómo crear una consulta: http://www.aulaclic.es/access-2010/t_7_1.htm , y aquí sobre cómo crear un campo calculado: http://www.aulaclic.es/access-2010/t_7_2.htm, finalmente aquí tienes información sobre cómo formas las expresiones para los campos calculados: http://www.aulaclic.es/access-2010/b_7_2_1.htm

• ContratosFinalizados: Crea una consulta que, partiendo de las tablas que sean necesarias, muestre todos los contratos finalizados. Debe estar ordenador alfabéticamente por los apellidos y nombre de los clientes. Deberá mostrar la siguiente información:
  • Nombre completo del cliente en una sola columna.
  • Dirección del inmueble.
  • Fecha de inicio.
  • Fecha de finalización.
• ConsultarViviendas: Debe ser una consulta que antes de ejecutarse pregunte por:
  • la superficie mínima,
  • el número de camas y
  • el número de baños.

Una vez introducida la información anterior deberá listar los inmuebles con todos sus datos, y también el nombre completo del propietario y su teléfono móvil.

Crear formularios

A la hora de crear los formularios debes tener en cuenta que todos:

• deben incluir el nombre del mismo en una etiqueta de texto en el encabezado,
• en el encabezado también debe aparecer el logotipo de la empresa,
• usa los colores corporativos: color de las líneas horizontales = #F9C633, color del texto del logo = #09590E
• y cuida de que los campos y sus etiquetas estén correctamente alineados.

Crea los siguientes formularios:

• Alta de Inmuebles: Este formulario, como su nombre indica, te servirá para añadir inmuebles. El formulario debe servir sólo para añadir registros, no para consultar los que existan.
• Alta de Órdenes de trabajo: Este formulario permitirá añadir nuevas órdenes de trabajo. Los inmuebles, el empleado y la tarea a realizar por éste se podrán elegir de listas desplegables. Genera 5 órdenes de trabajo para probar el formulario.

Crear informe

A la hora de crear los informes debes tener en cuenta que todos:

• deben tener un encabezado de informe que ocupe una página entera,
• deben incluir el nombre del mismo en una etiqueta de texto en el encabezado de página,
• en el encabezado también debe aparecer el logotipo de la empresa y la fecha,
• usa los colores corporativos: color de las líneas horizontales = #F9C633, color del texto del logo = #09590E
• y cuida de que los campos y sus etiquetas estén correctamente alineados.

Crea los siguientes informes:

• Inmuebles: Este informe debe mostrar todos los inmuebles.
• Empleados: Este informe debemostrar todos los empleados incluyendo sus fotografía, debiendo tener un aspecto lo más similar posible al documento "Personal.pdf"

Cifrado de la base de datos

Cifra la base de datos con la contraseña "housing" todo en minúsculas. Para averiguar cómo se hace emplea las habilidades de búsqueda de información trabajadas en la Unidad 3.

Ajustar el diseño

Vuelve ahora al informe de texto y habla en este apartado de los ajustes que has tenido que hacer al crear la base de datos con respecto a lo que habías redactado en los apartados anteriores.

¡Has terminado! Recuerda que las instrucciones de entrega las tienes en el apartado "Ayuda y entrega".