2.4. Planificación y organización de competiciones deportivas. Modelos de organización. Coordinación Institucional

Se pueden diferenciar dos modelos distintos de organización de competiciones deportivas; como proyectos, en los que la toma de decisiones se afronta desde un punto de vista estratégico y desde los modelos teóricos de la toma de decisiones; y como proceso, en cuanto a conjunto de acciones que integran los programas (De la Cruz, 2006; Magaz-González y Fanjul-Suárez, 2012).

De la Cruz (2006) diferencia una serie de fases dentro del proceso de organización de los eventos y competiciones deportivas:

  1. Iniciativa.
  2. Diagnóstico.
  3. Proyecto.
  4. Estructura organizativa.
  5. Gestión de recursos.
  6. Programa oficial.
  7. Promoción e inscripciones.
  8. Preparación operativa.
  9. Ejecución.
  10. Evaluación y memoria.

A continuación se irán describiendo brevemente cada una de las fases:

 

1. Fase de iniciativa

Es el momento en el que se determina lo que se va a realizar, el momento en el que pretendemos materializar una idea, y supone el punto de partida de la actividad y el comienzo del proceso de organización.

Fase de iniciativa

Figura 3. Fase de iniciativa.
Imagen de elaboración propia

 

2. Fase de diagnóstico

En esta fase se analiza la situación de partida para conocer si es viable el proyecto y si se puede continuar con la planificación y el desarrollo del mismo. Deben analizarse, entre otros, los siguientes aspectos:

Análisis de la situación de partida

Figura 4. Análisis de la situación de partida.
Imagen de elaboración propia

 

3. Fase de proyecto

Una vez analizados todos los puntos anteriores, y teniendo en cuenta ese diagnóstico, se debe plantear el proyecto de la actividad que se pretende realizar. Este proyecto debe ser lo más parecido posible a la ejecución de la actividad real.

En la primera parte del proyecto deben aparecer parte de los datos del análisis realizado: denominación de la actividad, fecha, participantes, recursos necesarios, antecedentes, etc.

En la segunda parte se debe contemplar el proyecto provisional, donde deben aparecer principalmente los siguientes datos:

 

Tabla III. Datos del proyecto provisional.

- Denominación de la actividad - Premios
- Presentación y saludos - Precio de la actividad
- Organizadores - Inscripciones
- Colaboradores - Reglamento
- Objetivos - Seguros
- Contenidos y actividades - Alojamientos
- Fechas previstas para ejecución - Transportes
- Espacios necesarios - Acreditaciones
- Domicilio o ubicación del espacio - Estructura organizativa (comités)
- Categorías deportivas - Presupuestos
- Calendario

 

Dicho proyecto deberá ser aprobado por el órgano competente antes de continuar con el proceso organizativo.

 

4. Fase de estructura organizativa

La estructura organizativa debe estar definida muy claramente en todos los aspectos (competencias, funciones, tareas, miembros, etc.).

 

Tabla IV. Definición de la estructura organizativa.

1. Responsabilidades 4. Funciones
2. Competencias 5. Comunicación y coordinación
3. Organigrama 6. Toma de decisiones

 

Se distinguen tres comités: Comité de Honor (funciones representativas), Comité Organizador (funciones organizativas) y Comité Ejecutivo o Local (funciones ejecutivas).

 

Tabla V. Tipos de comités.

COMITÉ DE HONOR Formado por personalidades públicas, autoridades políticas o personas de reconocido renombre y prestigio, que con su nombre y aportación personal al mismo, realzarán su importancia y garantizarán su correcta realización.
COMITÉ ORGANIZADOR   Formado por instituciones relacionadas con el acto en cuestión, bien por vinculación geográfica de realización, bien por representatividad dentro de la actividad, bien por aportaciones directas o indirectas realizadas al mismo.
COMITÉ EJECUTIVOMITÉ EJECUTIVO
Formado por personas responsables y representativas de las diversas actividades y áreas que desarrollarán el evento. Materializan las ideas y son capaces de conseguir la realización eficaz y real del acto de manera directa.

 

También habrá una Secretaría General, una Secretaría Técnica y diversas áreas con funciones específicas.

 

ÁREAS ÁREA TÉCNICA, ÁREA LOGÍSTICA, ÁREA MÉDICA, ÁREA DE SEGURIDAD, ÁREA DE PROTOCOLO, ÁREA DE COMUNICACIÓN, ÁREA DE VOLUNTARIADO, ÁREA DE ACTIVIDADES CULTURALES Y FORMATIVAS, ETC.

Figura 5. Áreas específicas.
Figura de elaboración propia

 

La Secretaría General tendrá funciones relacionadas con los presupuestos, los recursos necesarios para las áreas, las compras y contrataciones, las acreditaciones y entrega de documentación y la memoria de gestión en colaboración con las áreas, entre otras.

La Secretaría Técnica tendrá funciones de supervisión y coordinación de espacios, materiales, sistemas de competición, calendarios, resultados, jueces, entrenamientos, atención a federaciones y planificación y coordinación de todos los aspectos técnico-deportivos, entre otras.

 

5. Fase de gestión de recursos

Esta fase consiste en gestionar los recursos que se han considerado necesarios en las fases previas, para poder realizar la actividad. A la hora de realizar esta tarea han de diferenciarse tres subfases:

  • Determinar los recursos necesarios (humanos, materiales, logísticos, tecnológicos, económicos, infraestructuras, etc.).
  • Confeccionar el cronograma y ordenar los recursos en función de tres preguntas claves: qué se necesita, quién gestiona cada recurso y cómo deben gestionarse (tabla VI).
  • Realizar las acciones asignadas.

 

Tabla VI. Cronograma de gestión de recursos (De la Cruz, 2006).

Cronograma de gestión de recursos
Actividad  
Fechas   Espacio actividad  
Área   Director  
Recursos Gestor Fecha
     
     

 

6. Fase de programa oficial

Esta fase supone la elaboración del programa definitivo de la actividad. Una vez esté elaborado el programa oficial de la actividad, dicha actividad, y por tanto el programa, deben modificarse lo menos posible, porque ya estará promocionándose y dándose a conocer.

En el programa oficial deben tenerse en cuenta los siguientes aspectos:

  • Revisión del estudio económico (ajuste de gastos e ingresos tras la gestión de recursos de la fase anterior).
  • Establecer precio de la actividad.
  • Determinar la imagen corporativa.
  • Determinar condiciones de inscripción (plazos, precio, lugar).
  • Diseño de contenidos del programa.

Finalmente, el programa será aprobado por el Comité Organizador, a propuesta del Comité Ejecutivo de la actividad.

 

7. Fase de promoción e inscripciones

En esta fase se pretende dar a conocer la actividad y lograr que se inscriban los deportistas necesarios para poder llevarla a cabo.

 

8. Fase de preparación operativa

Se trata de determinar las tareas a realizar para la organización de la actividad y distribuirlas en función de las diferentes áreas. El Comité Ejecutivo es el encargado de supervisar dicha distribución.

 

9. Fase de ejecución de la actividad

La ejecución supone la organización efectiva de la actividad, es decir, llevar a cabo la actividad que se ha planteado en el proyecto. Esta fase, a su vez, consta de las siguientes subfases:

Fases en la ejecución de la actividad

Figura 6. Fases en la ejecución de la actividad.
Imagen de elaboración propia

 

10. Fase de evaluación y memoria de gestión

Se deben evaluar tanto el producto obtenido con la actividad como el desarrollo y el proceso de organización de la misma. Para ello pueden diseñarse indicadores que permitan evaluar internamente la actividad. También pueden utilizarse otros instrumentos, como cuestionarios, realizar encuestas, entrevistas, utilizar listas de control, etc.

La evaluación

Figura 7. La evaluación.
Imagen de elaboración propia