El archivo

Archivo de una empresa Imagen de elaboración propia

Ya has estudiado distintos documentos que la empresa obligatoriamente debe guardar. Necesariamente por tanto, la empresa debe archivar toda esta documentación que genera. No pienses sólo en varios libros ya que hoy más que nunca, las empresas reciben muchísima información y por cauces totalmente diferentes: facturas de nuestros proveedores, quejas de nuestros clientes, facturas por internet, emails. ¿Dónde surge esta necesidad?. ¿Cuáles son los impresos, documentos y comunicaciones más utilizados?.

La necesidad surge por dos vertientes:

1. La normativa legal, ya que según el Código de Comercio " [...] los empresarios conservarán los libros, correspondencia y documentación ... por un periodo de 6 años ..".
2. Por otro, la necesidad de información que la misma empresa necesita para el desarrollo de sus operaciones.

Para nosotros será el lugar bien sea físico o electrónico donde se conservan todos los documentos de la empresa aunque también podrá significar el conjunto de todos estos documentos.

La función principal del archivo consiste en la conservación de los documentos a los que la ley obliga. Los documentos se deben conservar debidamente ordenados y clasificados. Si al buscar información la encontramos rápidamente, nuestro archivo será eficaz aunque además debemos tener en cuenta de que debe constituir el historial de la empresa, además de permitir relacionar documentos nuevos con otros ya archivados.

TIPOS DE ARCHIVO
	frecuencia de utilización	Actuales o activos, de uso frecuente. Semidefinitivos o semiactivos o , de consulta menos frecuente. Definitivo, histórico o inactivos, documentos que habiendo perdido todo su valor operativo y funcional, conservan valor histórico o documental.
	Según el lugar de emplazamiento	Generales o centralizados: documentos que se conservan en el mismo lugar y es consultado por distintos departamentos. Por departamentos, distribuyéndose entre todos ellos.
	Por la forma de crearlo y usarlo	Manual, sin usar ningún proceso de mecanización (cada vez menos usado). Para ello podemos usar sencillas carpetas, archivadores A-Z o cajas del tipo archivador. Informático, usando alguna herramienta informática para ello (procesadores de texto, bases de datos, hojas de cálculo, programas especializados de gestión, etc.)
Tipos de archivo Imagen de elaboración propia

Hay dos palabras que muchas veces usamos indistintamente pero que en realidad significan cosas diferentes. Se trata de clasificar y ordenar. Cuando agrupamos a los alumnos de una clase por sexo o color del pelo, los estamos clasificando. Cuando les damos un orden (número de clase, edad ...) los estamos sencillamente ordenado.

Por tanto, podemos ya decir que tenemos varios sistemas de clasificación:

• Alfabético, clasificándolos por nombres (orden alfabético).
• Numérico, asignando un número y ordenar numéricamente.
• Temático, por materia tratada.
• Geográfico, por zonas geográficas (pueden ser barrios, ciudades, países, etc.)
• Cronológico, ordenando por fechas.

Clasificación de los archivos Diagrama de elaboración propia

El registro

Registro de entrada Imagen de elaboración propia

No hay que confundir archivo con registro. Toda empresa mantiene una comunicación externa (clientes, proveedores, ...) y una interna (entre los propios trabajadores).

No existe ningún tipo de norma que obligue a llevar esta comunicación de cierta forma establecida pero a poco que te imagines una empresa con varios trabajadores, una docena de proveedores y todos sus clientes, será bastante obvio que es necesario llevar esa comunicación de forma ordenada y registrada, permitiendo acceder fácilmente a unas y otras. Por tanto, la finalidad básica del registro en términos generales es el control de todos los documentos que entran y/o salgan en los diferentes órganos de la entidad.

Para la correspondencia interna y externa es frecuente llevar un libro similar al que puedes ver en la fotografía de la izquierda. Cualquier comunicación de entrada se anota en el registro de entrada y de salida en el correspondiente de salida, anotando todos los campos del libro. Además es frecuente sellar el escrito con un sello donde figura el mismo número que el que se reflejará en los libros de registro.

En el caso de comunicación interna, suele llevarse un registro especial para ésta y su organización y funcionamiento dependerá de las características de la empresa (número de trabajadores, departamentos, etc.).