1.1. Organización del desplazamiento de grupos deportivos: Características, documentación y permisos de desplazamiento de las personas deportistas, normativa de aplicación

No existe una normativa oficial que regule los desplazamientos de los deportistas. Sin embargo, sí es normativo que, cuando los deportistas son menores de edad, los técnicos y los clubes deben contar con una autorización, por escrito, en la que los padres y madres, tutores o responsables legales autorizan a su hijo o hija para desplazarse y participar en la competición o el evento deportivo en cuestión. Para ello, previamente se les deberá haber informado de la actividad a realizar, facilitando algunos datos, como pueden ser: lugar en el que se desarrolla la actividad, fechas y duración, medio de transporte, alojamiento (en el caso de que fuese una actividad de varios días) y forma de contacto con los técnicos, entre otros aspectos relevantes. En el caso de personas deportistas mayores de edad, en algunas ocasiones los clubes y/o federaciones solicitan que cumplimenten y firmen unas normas de asistencia y participación en competiciones, a modo de compromiso con una buena conducta no solo durante la competición, sino también durante todo el viaje y la estancia.

De manera previa al viaje, los técnicos pueden recopilar alguna información de control, relevante para llevarla durante el viaje:

• Deportistas: nombres y apellidos, residencia, teléfonos de contacto de los padres y madres o tutores legales.
• Teléfonos actualizados de los servicios de emergencia y seguridad de la zona.
• Teléfonos de la empresa transportista y del conductor.
• Hoja de ruta e itinerario con los horarios y paradas.

Igualmente, puede ser interesante verificar algunos aspectos de manera previa al viaje, como la disposición y cobertura de los seguros de responsabilidad civil con que deben de contar los deportistas y el club, así como la tarjeta deportiva sanitaria en el caso de deportistas de competición.