Documentos comerciales

Cuando estamos al mando de una empresa, pagar y cobrar no es tan fácil como darle a nuestro proveedor en mano el dinero de su producto o reclamarle al cliente el precio de su compra. Hoy hay muchas maneras de pagar o cobrar y la informática nos sorprende cada día con un método nuevo. 

Vamos a distinguir entre los documentos por los llevamos a cabo la compra y venta del producto y aquellos por los que procedemos al cobro y pago. Cuando vas a la tienda y te compras ropa, te dan un recibo que es el documento que demuestra la venta del producto. Sin embargo, el pago lo puedes hacer en metálico o con tarjeta de crédito. Son dos conceptos ligeramente diferentes.

En este tema vamos a ver las diferentes formas de operar y los documentos que certifican la realización de dichas operaciones de manera oficial.

 

Documentos de compra y venta

El albarán es un documento que acredita la entrega de un pedido, que el receptor de la mercancía debe firmarlo dando así constancia de que la ha recibido correctamente. Por ejemplo, cuando recibimos un paquete por agencia de transporte siempre nos entregan un albarán.

Un recibo sin embargo, sirve para certificar que se ha pagado por un servicio o producto. Suelen hacerse por duplicado, uno para el vendedor y otro para el comprador. 

Sin embargo. ni albarán ni recibo nos sirve por ejemplo cara a Hacienda. No son documentos mercantiles. Así pues, las operaciones económicas deben expresarse por medio de una factura. Se trata de un documento mercantil que refleja una operación de compraventa y debidamente cumplimentada tiene validez tributaria y fiscal.

Documentos de cobro y pago

Formas y medios de pago Diagrama de elaboración propia

Lo primero es ver que hay muchas formas de pagar un producto. Así, podemos distinguir entre:

• Pago anticipado: El pago se realiza antes de recibir la mercancía. Es común cuando es la primera vez que se realiza una relación de compra-venta ya que la solvencia del cliente es desconocida.
• Pago al contado. El cliente efectúa el pago al recibir la mercancía.  
• Pago aplazado o pago por crédito, que se realiza con posterioridad a la entrega. En este caso nos encontramos con:
  1. Créditos a corto plazo. El tiempo en el que se aplaza el pago no es superior a un año.
  2. Créditos a largo plazo, para periodos superiores a un año.

Algo distinto es los documentos o medios que se puedan usar para estas formas de pago. Los más complicados son aquellos que sirven para el pago aplazado, que son los siguientes:

     

1. La letra de cambio

La letra de cambio es un documento formal que sirve como medio de pago, el pago deberá realizarse cuando llegue el momento indicado de su vencimiento.

En la letra de cambio intervienen: 

• Librador: persona que emite la letra.
• Librado: persona que tiene que realizar el pago y por tanto está obligado a saldar la deuda.
• Tomador: es la persona señalada por el librador para cobrar la letra o sea, el que recibe el pago.

Pueden aparecer otros elementos como el endosatario y endosante (cuando la letra es transmitida por endoso y que no explicaremos para evitar entrar en más detalle, y el avalista, que es quien respalda a quien  debe pagar la letra. Si este no paga, el avalista lo hará en su lugar.

Es posible que estos conceptos te hayan resultado difíciles pero con un ejemplo verás que no lo es tanto. 

Supongamos que un carpintero vende unas puertas a un constructor para unas viviendas. Supongamos también que pactan un plazo de 30 días desde la entrega. Entonces, el carpintero puede ir al estanco y comprar una letra de cambio, la rellena, e indica en la misma que el constructor debe pagarle esa cantidad a un plazo de 30 días.

En esta caso tenemos la relación que podemos ver en el diagrama inferior.

Letra de cambio sin tomador Diagrama de elaboración propia

Letra de cambio con tomador Diagrama de elaboración propia

Sin embargo, puede ocurrir que el carpintero que ha hecho numerosas puertas para muchos clientes se encuentre sin dinero para poder operar (liquidez) ya que ha emitido numerosas letras de cambio. El carpintero podrá entonces ir al banco a que le anticipe el pago (a cambio de una comisión. El banco será el tomador y se encargará de gestionar el cobro al constructor.

Este caso es el que podemos ver en el diagrama de la izquierda.

 

 

2. El pagaré

Es un documento escrito mediante el cual una persona se compromete a pagar a otra una determinada cantidad de dinero en una fecha acordada previamente.

Puedes pensar que es lo mismo que la letra de cambio y en el fondo son muy parecidos. La diferencia con la letra de cambio radica en que quien emite el pagaré es el propio deudor (y no el acreedor), es decir en nuestro ejemplo el constructor.

Los pagarés pueden ser al portador o endosables, es decir, que se pueden transmitir (endosar) a un tercero y ser emitidos por individuos particulares, empresas o el Estado. Por lo tanto, intervienen básicamente los mismos elementos que en  la letra de cambio.

 

Cheque Imagen en Wikimedia Commons. Dominio público

 3. El cheque

El cheque, es un medio de pago que evita el uso de dinero en efectivo. En el cheque se escribe la cantidad a cobrar y acudes con éste a la entidad bancaria. Puede ser nominativo (a nombre de una persona concreta) o al portador (lo puede cobrar cualquiera).

Hay que tener en cuenta que un cheque no significa necesariamente que el vendedor reciba el dinero, ya que dependerá de que la persona que lo emite tenga suficientes fondos en su cuenta bancaria. Un tipo particular de cheque que sí garantiza el cobro es el cheque conformado.

No es el único; hay más tipos pero que han caído en cierto desuso en favor de las nuevas tecnologías.

 

4. Otros medios de pago

Por supuesto estos son sólo dos medios de pago y cobro que ni mucho menos son los más usados. Nos hemos centrado en ellos pues son posiblemente los más complejos. Otros que sin duda son los más comunes y que se usan para pagar anticipadamente o al contado, serían:

• Ingreso en cuenta, cargando el importe en la cuenta corriente del acreedor (comprador).
• Transferencia desde la entidad del comprador al vendedor. Los bancos en este caso, pueden cobrar comisión.
• Otras: Tarjeta de crédito o débito, contra reembolso, paypal, etc.