2. Objetivos

La necesidad de inventarios por parte de las empresas tienen una serie de razones que podemos canalizar como objetivos de la función de aprovisionamiento:

• Si una empresa no puede hacer frente a la demanda y no puede abastecer los pedidos de sus clientes, no sólo pierde clientes sino que su imagen se resiente. Por ello uno de los objetivos de que llevan a las empresas a mantener inventarios es evitar la ruptura de stocks.
• En ocasiones las empresas deben enfrentarse a una demanda de carácter estacional, períodos en los que las ventas son muy elevadas. Estos períodos suelen concretarse en una momento del año en el que las empresas deben responder con elevados volúmenes de producción y gestión eficaz de los inventarios.
• La gestión de las compras es otro elemento que influye decisivamente en el campo del abastecimiento. Plantear amplios volúmenes de compras puede aportar asociados rappels por compras de suficiente entidad que compensen la generación de costes de almacenamiento. La relación que se produce entre esos descuentos y los costes asociados determinará la opción más aconsejable para las empresas.

Centro logístico Alojado en la página Web PxHere. LicenciaCC0

Por tanto, los objetivos anteriores requieren del análisis de los costes asociados a los inventarios, estos son:

1. Costes de realización de pedidos. Costes comerciales (transporte, seguros, etc..), administrativos y de distribución.
2. Costes de almacenamiento. Son los costes que tiene la empresa por mantener un volumen de existencias: Administrativos (personal administrativo, sistemas de gestión, ...), operativos (personal de almacén, máquinas, ...), espacio físico (locales), económicos (obsolescencia y depreciación de existencias), financieros.
3. Costes de ruptura de stocks. Costes que se producen cuando la empresa se queda sin existencias.
4. Costes del producto. Es el precio por la cantidad, determinante sólo en el caso de grandes descuentos por compras.

Tras este análisis interesará mantener un nivel alto de inventarios si:

• El coste de realización de pedido es elevado.
• Coste de almacenamiento bajo.
• Grandes descuentos ante importantes volúmenes de compras.
• Previsión de incremento de demanda.
• Tendencia a fuertes subidas de precios.
• Dificultades de aprovisionamiento.

Interesará mantener un nivel bajo de inventarios si:

• Coste de pedido bajo.
• Coste de almacenamiento alto.
• Estabilidad de demanda.
• Proveedores de confianza.
• Pago al contado a proveedores.
• Disminución esperada de precios.
• Dificultades de financiación. 

GESTIÓN DE STOCKS

Existen diferentes preguntas a resolver para gestionar eficazmente los stocks. En primer lugar se determinan la cantidad de existencias necesarias en el almacén, qué pedidos se han de realizar, cuál es el momento óptimo de realizar el pedido y qué sistema de gestión y planificación será más útil para las condiciones de la empresa.

Por tanto, analizaremos los siguientes indicadores:

• Stock máximo. La cantidad mayor de existencias de un material que se puede mantener en el almacén.
• Stock de seguridad. Cantidad de existencias para evitar la ruptura de stock.
• Punto de pedido. Nivel de existencias en el cual se ha de realizar el pedido. Consideramos el tiempo que el proveedor tarda en servir la mercancía (plazo de aprovisionamiento).

Gestión de inventarios Esquema de elaboración propia

Al referirnos a la gestión de stocks estamos hablando de diferentes tareas:

1. Control de inventarios
   • Con el análisis del número de existencias con la valoración económica de las mismas.
   • Número de unidades compradas y el precio de las mismas.
   • Número de unidades consumidas/vendidas y el precio de las mismas.
   • Fechas de estas entradas y salidas.
2. Nivel de existencias
   • Con la relación de nivel de existencias necesarias para evitar la ruptura de stocks al menor coste de almacenamiento posible considerando el coste de los recursos humanos, materiales, financieros y riesgo de obsolescencia que generan niveles altos de existencias. Fijamos un nivel de stock de seguridad.
3. Punto de pedido
   • Que dependerá del grado de consumo del producto, plazo de aprovisionamiento y del stock de seguridad. Así el punto de pedido es la suma del consumo previsto en plazo de aprovisionamiento y el stock de seguridad.
4. Cantidad que se debe pedir en cada pedido
   • Considerando el coste de pedido y el coste de almacenamiento