1. Estructura organizativa básica de eventos deportivos

1.1. El evento deportivo. Definición y elementos clave en su organización

El evento deportivo es un espacio “donde se reúnen hombres y mujeres en una especie de celebración para asistir a un espectáculo deportivo” (Ferrand, 1995). Para Shone (2001), los eventos son “aquellos fenómenos que surgen de ocasiones no rutinarias y que tienen objetivos de ocio, cultura o deporte, cuya finalidad es ilustrar, celebrar, entretener o retar la experiencia de un grupo de personas”. De esta forma, existen numerosas clasificaciones para definir la naturaleza de un evento deportivo como, por ejemplo, según la entidad o institución que la organice, el territorio en el que se haga, la duración.

1.2. Aspectos para tener en cuenta. Características de un evento deportivo

Siguiendo a Shone (2001), algunas características a tener en cuenta y que definen la organización de un evento deportivo son:

Incertidumbre (por la cantidad de factores que no se pueden controlar, como el número de espectadores, coste final, comportamiento de los jugadores…).
Unicidad (dada su no cotidianeidad).
Coexistencia de elementos tangibles e intangibles (tales como las emociones).
Contacto personal elevado (directo: participantes-espectadores, e indirecto: medios de comunicación).
Temporalidad fija (desarrollo del evento en una fecha concreta).

Previo a la organización de un evento deportivo, es necesario realizar algunas cuestiones o planteamientos como:

¿Disponemos de medios para realizarlo?
¿Conocemos en profundidad el tema?
¿Tenemos alguna experiencia previa?
Búsqueda de apoyo (político, deportivo, social y organizativo).
Requisitos disponibles (fecha, lugar, duración)
Análisis DAFO.
Aspectos de imagen.

Una vez nos hayamos planteado todo lo anterior, es el momento de estructurar el diseño de dicho evento:

Grupos o comités, que establecerán la estructura organizativa del evento en cuestión, siendo de relevancia delimitar sus funciones y su composición.
Áreas principales del evento, como seguridad, relaciones públicas, instalaciones, logística…
Agentes clave (organizador, patrocinador…)
Organigrama, que establece las relaciones entre las principales áreas.

1.3. Áreas a considerar en la organización de eventos deportivos

A continuación se enumeran las principales áreas a tener en cuenta ante la organización de un evento deportivo y sus características o aspectos clave.

a) Área de marketing:

Diseño del plan de marketing (objetivos, entidad, DAFO, mercado, estrategia de marketing, implementación, evaluación).
Características del evento (¿qué?, ¿quién?, ¿por qué?, ¿cuándo y cómo? Colores, dibujos, papel…)
Distribución del evento (canales: web, cartelería; punto de venta: tiendas, clubes)
Forma de comunicarlo (relaciones públicas, publicidad, promociones en ventas, venta directa…)
Protocolo: diseño del timing de los actos, diseño de imagen del evento…
Patrocinadores
Relación con medios de comunicación.

b) Área económica:

Preliminares (es fundamental controlar todo lo posible los gastos, intentando autogestionarse y prestar atención a las decisiones políticas difíciles de gestionar).
Fuentes de financiación.
Tesorería.

c) Área legal:

Preliminares (muy importante, sobre todo en eventos de entorno rural o carreras urbanas, seguridad, permisos…).
Documentación (revisar legislación regional…).
Contratos (evitar contratos estándar, redacción clara).

d) Área logística:

Gestión de recursos Humanos (asignar nombre y tareas teniendo en cuenta todo tipo de personal).
Actividades sociales, culturales y paralelas.

e) Área de infraestructura:

Trabajadores (detallar funciones).
Publicidad interior/exterior.
Elementos visuales (moquetas, telas).
Espacios auxiliares (limpieza, señalización y personal para almacenes).
Seguridad y protección.

f) Área de instalaciones:

Señalización (tablones de anuncio, señalización general que sea visible…).
Pódium (lugar privilegiado, visibilidad).
Climatización.
Protocolo de evacuación.

Figura 1. Vías de apoyo económico.

Uno de los principales recursos económicos de un evento deportivo es el obtenido mediante el taquillaje, por lo menos cuando no existen subvenciones o los patrocinadores son escasos. Por tanto, es importante facilitar las entradas a los destinatarios (puntos de venta cercanos, descuentos, abonos especiales, etc.).

Por otro lado, se incluye en el concepto de subvención cualquier ingreso cedido o donado por las instituciones e incluso por particulares, pero sin contraprestaciones (publicidad, mercaderías, etc.). Cuando hablamos de contraprestaciones publicitarias nos referimos a entidades colaboradoras o patrocinadoras. Las subvenciones pueden ser prestadas de dos formas:

Directa: cantidad económica traspasada.
Indirecta: exención en el pago del recinto, electricidad o por cesión de algún elemento, etc.

Figura 1. Vías de apoyo económico.
Imagen de elaboración propia

1.4. Organización de actos de protocolo

Organización de actos de protocolo.
Imagen de elaboración propia

En la actualidad, invertir en protocolo es invertir en excelencia organizativa. Cuando se realizan bien las cosas desde un punto de vista profesional, el mensaje que se transmite es de seriedad y calidad.

Con el protocolo, la institución encargada de organizar el evento construye las realidades del mismo con un conjunto de normas (ceremonial) establecidas que determinan la forma de ejecutar los actos oficiales y privados con solemnidad.

Importante

El protocolo es el conjunto de técnicas, normas, usos, costumbres y tradiciones que se aplican para organizar, planificar, desarrollar o realizar y ejecutar cualquier evento o acto público o privado.

A la hora de organizar el protocolo no se deja nada al azar, todo está justificado, comenzando desde la idea. El objetivo es cumplir unos requisitos que la sociedad ha establecido y que tenemos que respetar, por la importancia social de las personas, autoridades y por respeto a lo que ellos mismos representan, pero también y sobre todo porque hablamos de la organización de un acto o evento en los que en la mayoría de los casos están involucradas instancias oficiales, y eso requiere cumplir una serie de normas y compromisos generalizados.

1.5. Seguridad en competiciones o eventos deportivos

Seguridad en competiciones.
Imagen de elaboración propia

Este grupo de trabajadores es de suma importancia, ya que de ellos dependerán las garantías de solución a cualquier imprevisto que pueda surgir durante el desarrollo de la competición o evento.

La seguridad en un evento deportivo abarca tanto a las personas que pueden encontrarse allí en ese momento como al patrimonio tangible e intangible de la gestora de la instalación. Por ello, la actual legislación estatal, autonómica y local ha de ser estudiada detenidamente para garantizar una correcta organización, evitando así consecuencias que puedan ser nefastas.

Importante

Problemas más comunes:

Desconocimiento de la instalación.
Falta de experiencia.
Calculo erróneo sobre el número de personas necesarias.
Desconocimiento de las fases clave del acto, plan de evacuación, etc.

Recomendaciones:

Establecer funciones y jerarquías, sistema eficaz de comunicación y coordinación.
Centralizar puesto de mando.
Todos deben conocer la ejecución del acto y sus fases.
Familiarizarse con la instalación, conocer plan de evacuación.
Realizar algún simulacro con anterioridad al evento.

Por ello, es imprescindible confiar estas funciones a empresas especializadas y sobre todo autorizadas, homologadas y con experiencia en estos menesteres.

Hasta ahora nos hemos referido siempre a la seguridad interna del evento, pero dentro del apartado general de seguridad se incluye todo lo relacionado con los medios estatales, autonómicos o locales. Por tanto hay que considerar los grupos ya mencionados sobre personal interviniente, de:

Seguridad: policía especial, nacional, autonómica, local, secreta, privada, etc.
Protección: protección civil, ambulancia (Cruz Roja), bomberos, etc.

1.6. Gestión y difusión de los resultados de las competiciones deportivas

Difusión de los resultados.
Imagen de elaboración propia

La difusión es la acción y efecto de difundir (propagar, divulgar o esparcir). El término, que procede del latín diffusio, hace referencia a la comunicación extendida de un mensaje.

Los resultados de una competición se pueden medir en términos de rentabilidad, no solo económica sino también deportiva, social e incluso política. Pero para la difusión de los mismos hay que tener cordura (sobre todo económica) y ética.

Estos resultados han de estar presentes siempre, pues de no haberse obtenido los resultados deseados habría que replantearse qué se ha hecho mal y cómo solucionarlo para el futuro. Entre ellos, encontramos:

Aparición de nuevas figuras en el deporte.
Consecución de récords o plusmarcas.
Promoción de la práctica del deporte.

1.7. Evaluación de los eventos deportivos

Uno de los principales problemas con los que se puede encontrar un organizador de eventos deportivos es la disponibilidad de tiempo para analizar el impacto de la organización y en definitiva para evaluar el evento. En este sentido, es importante conocer aspectos relacionados con diferentes indicadores que nos permitan obtener un feedback completo sobre la marcha del evento. Estos pueden ser:

Indicadores de eficacia: se refieren al logro de resultados como pueden ser: número de participantes, número de premios…
Indicadores de eficiencia: se relacionan con los recursos puestos a disposición para la organización del evento. Un ejemplo de ello sería nº de participantes/coste de ejecución.
Indicadores de satisfacción: tienen en cuenta la opinión de los participantes y del personal trabajador en eventos deportivos.